會展運(yùn)輸管理需要考慮哪些問題
郵寄是將所有相關(guān)信息傳遞給參展商，而運(yùn)輸是指將信息資料、供給等會展所需物品運(yùn)送到會展地點(diǎn)，運(yùn)輸物品包括所有報到記錄、文件袋、包裹、資料，報到處和辦公室需要的所有用品，會展期間要分發(fā)的物品，特別是活動要頒發(fā)的獎品以及會展地點(diǎn)不能提供但卻用得著的東西，都要運(yùn)到會展舉辦地點(diǎn)。
在運(yùn)輸方面需要考慮以下問題：運(yùn)輸物品和數(shù)量、運(yùn)輸時間、運(yùn)輸?shù)攸c(diǎn)、運(yùn)輸方式選擇等等。
運(yùn)輸物品和數(shù)量
對于普通會展，尤其是不超過100人的小型會展，除了宣傳冊、會展材料、會展標(biāo)識、名卡等用品外，一般不需要運(yùn)輸太多東西，飯店或會展中心通常會配備一些基本辦公用品。
如果組織者需要在會展上給參展商發(fā)放文件袋，尤其是會展規(guī)模比較大，參展商達(dá)到幾百上千人時，運(yùn)輸?shù)奈锲肪捅容^多了，可能有成箱的日程表、小冊子、文件袋等。
大型會展還要附帶與展覽有關(guān)的其他物品，此時就需要和承運(yùn)商聯(lián)系托運(yùn)事宜。托運(yùn)是指將貨物從卸貨碼頭運(yùn)離、儲存、最終運(yùn)至?xí)沟攸c(diǎn)或展覽大廳，會展地址必須能夠容納參展商所攜帶的所有物資，比如，一個展會有100個展位，把展品從倉庫運(yùn)到展廳還要借助于承運(yùn)商，有些會展地點(diǎn)對物品的大小和重量有限制，在運(yùn)輸工作開始之前，會展組織者和參展商都要對細(xì)節(jié)了解清楚，做好早期調(diào)研，把所有不能攜帶的物品都交給承運(yùn)商，自身只攜帶貴重物品和重要文件。
運(yùn)輸時間
運(yùn)輸?shù)臅r間也非常重要，作為會展組織者，需要協(xié)調(diào)好自己、會展地址和發(fā)貨人三方之間的關(guān)系，你可能已經(jīng)準(zhǔn)備好物資，承運(yùn)商也可以隨時給你發(fā)貨，但會展地點(diǎn)可能沒有足夠的空間來存放你的貨物，因?yàn)樵谀阒澳抢锟赡苓�有其他的會展或活動，他們也需要運(yùn)輸物資，即使酒店或會展中心有足夠的空間，發(fā)貨人也可以隨時運(yùn)輸，但過早地將自己的貨物箱與其他人的貨物箱一起堆放在儲存室里可能產(chǎn)生混淆，貨物也可能會受損。
運(yùn)輸物品要確定一個最佳時間。首先，咨詢承運(yùn)商關(guān)于貨物從你所在的地方運(yùn)到展廳需要的時間，然后，通知展廳你的進(jìn)出時間，運(yùn)輸不只是將貨物運(yùn)輸?shù)綍沟刂�，會展結(jié)束后你還需要打包運(yùn)回一些貨物，因此貨物撤出會場的日期也同等重要，最后，經(jīng)過協(xié)商后，制定出合適的時間表，讓承運(yùn)商能夠按時處理運(yùn)輸事宜。
如果運(yùn)輸?shù)氖俏募䥇R編、日程安排之類的印刷品，你可以和印刷商協(xié)商，讓其直接把這些資料運(yùn)輸?shù)綍沟刂罚龅竭@一點(diǎn)，需要提前與各方進(jìn)行良好的溝通。
運(yùn)輸目的地
運(yùn)費(fèi)不僅取決于貨物種類和數(shù)量，還與目的地有關(guān)，當(dāng)?shù)貢沟倪\(yùn)費(fèi)相對來說要少一些，如果會展在另一個省市，或比較遠(yuǎn)的地區(qū)，或國外召開，費(fèi)用就必然會增加，其實(shí)，即使是在當(dāng)?shù)嘏e辦會展，同樣也不能輕視運(yùn)輸這個問題。
運(yùn)輸方式選擇
運(yùn)輸?shù)仁街械淖詈笠粋�變量是“如何運(yùn)輸”，根據(jù)會展規(guī)模的大小，可以做出不同的選擇，當(dāng)會展規(guī)模較小時，你可以選擇親自搬運(yùn)，也就是說，你自己是自己的運(yùn)輸商，這被稱為“個人運(yùn)輸”，這種方法可以節(jié)約成本，因?yàn)橹恍枰Ц度剂腺M(fèi)和自己的時間，但是，如果會展不是在當(dāng)?shù)卣匍_，或者會展規(guī)模比較大的話，這種方式就不適用了。