會(huì)議或展覽在現(xiàn)場(chǎng)可能會(huì)發(fā)生意想不到的突然事件，這是最能考驗(yàn)組織者素質(zhì)的時(shí)刻，在事前，組織者最好能列出可能發(fā)生的緊急事件，按事先設(shè)定的措施加以處理，以防措手不及。
　　每一個(gè)與會(huì)者都應(yīng)該知道遇到火災(zāi)時(shí)的應(yīng)對(duì)措施，濃煙和驚慌往往會(huì)比大火本身造成更多的傷亡，展會(huì)組織者有責(zé)任告知客人逃生步驟以及緊急逃生出口，向與會(huì)者充分提供預(yù)防火災(zāi)方面的資料，很多主辦單位印制了防火手冊(cè)，放在資料袋中一起提供給與會(huì)者。
　　
　　進(jìn)行場(chǎng)地檢查時(shí)，要重點(diǎn)檢查安全設(shè)施的配備和完好情況，如是否有自動(dòng)滅火系統(tǒng)、滅火設(shè)備是否完好有效、安全出口是否暢通等，這些檢查不是多余的，組織者決不應(yīng)抱有僥幸心理，防患于未然總好過亡羊補(bǔ)牢。