從展會“一刀切”到會議管理
春節(jié)前的一段時間里,是年會舉辦的旺季,民營企業(yè)不受政策限制,可以搞年會,一個大型民營企業(yè)的朋友春節(jié)前跟編者說,他們企業(yè)每個部門都在積極排練,準(zhǔn)備搞年會,結(jié)果整個大樓里到處都能聽到歡樂的歌聲,看到輕盈的舞步,終于老板受不了了,一聲令下:所有的年會準(zhǔn)備到此為止!搞過的暗自慶幸,還沒搞的一肚子不高興。
大家都清楚,離開了會議好多問題沒法解決,不讓開會不行,可又很難分辨“工作與玩樂”、“正當(dāng)?shù)臅h與被濫用了的會議”之間的關(guān)系,所以只能簡單地切一刀,一刀下來,似乎切掉了一些問題,可另外一些問題又冒了出來,問題解決了嗎?好像是“抽刀斷水水更流”,在日益網(wǎng)絡(luò)化的社會里,所有事情都以不同方式關(guān)聯(lián)在一起,如果還想通過冷兵器時代“刀槍棍棒式”的方法解決問題,根本無法獲得滿意的效果。
我們說西方國家比我們先進(jìn),那么先進(jìn)在哪里?是科學(xué)與技術(shù),還是優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品與服務(wù)?我們國家有些科學(xué)、技術(shù)以及產(chǎn)品、服務(wù)等已經(jīng)超越了發(fā)達(dá)國家,可為什么我們覺得還總是不對勁兒,總是覺得還缺些什么?其實(shí),我們?nèi)庋劭吹降奈鞣较冗M(jìn)的東西,大多只是他們“先進(jìn)”的表象,而“先進(jìn)”的根源就倆字——管理。
我們的會議、會議產(chǎn)業(yè)與發(fā)達(dá)國家比最大的差距就表現(xiàn)在管理上,就編者所見,除了在華的外資企業(yè)及國內(nèi)少數(shù)知名企業(yè)、知名機(jī)構(gòu)之外,我國大部分企業(yè)基本上沒有什么“會議管理”,甚至說就是一筆糊涂賬,有多少企業(yè)能夠把這些問題說清楚:企業(yè)內(nèi)部的會議開得是否有效率、有價值?企業(yè)一年開了多少場會?花費(fèi)分別是多少?企業(yè)每年的會議開支占營收總額的百分比是多少?與國內(nèi)外同行相比,企業(yè)的年度會議開支水平有沒有競爭力?有沒有追蹤過開會的權(quán)利是否被濫用過?有沒有一個跨年度的戰(zhàn)略會議管理計劃?會議的申報與審批機(jī)制是什么?一個會議該不該開以及應(yīng)該有多大規(guī)模、誰應(yīng)該參加、開多長時間、花多少錢、在哪個城市開、在什么場所開、酒店的選擇范圍有多大、需不需要第三方機(jī)構(gòu)參與等問題,誰說了算?通過回答這些問題,我們就會明白自己企業(yè)的會議到底有沒有“管理”,企業(yè)會議是這樣,政府會議、社團(tuán)會議也一樣。
沒有“管理”的不只是“會議”,還有“會議產(chǎn)業(yè)”,會議與其他很多產(chǎn)品與服務(wù)不同,它不僅能為舉辦地(包括國家、城市、區(qū)域等),帶來可觀的經(jīng)濟(jì)效益,推動旅游業(yè)健康發(fā)展,還能夠?yàn)榕e辦地擴(kuò)大影響力、增加投資、推動產(chǎn)業(yè)發(fā)展、提升科研與教學(xué)水平等,做出其他方式無法替代的貢獻(xiàn),因此,越來越多的城市將會議列為新興產(chǎn)業(yè)來發(fā)展,這無疑是一件好事,可如果缺乏有效的“管理”,好事也會變得不那么好,或者干脆變成壞事,會議酒店、會議中心的無序建設(shè),會議公司、旅行社的惡意競爭,政府相關(guān)部門“會議產(chǎn)業(yè)協(xié)調(diào)者與推動者”角色的不恰當(dāng)扮演等,都是缺乏有效“管理”的典型表現(xiàn)。
其實(shí),做好管理,或者做一些積極有益的管理工作,并不是一件很難的事情,就目前我國的情況來看,我們沒有必要發(fā)明太多所謂的新的管理理念,因?yàn)榘l(fā)達(dá)國家有很多現(xiàn)成的東西,拿過來改改就可以用了,但我們一定得明白,如果想進(jìn)步,提升管理水平這一關(guān)終究是繞不過去的,缺乏科學(xué)管理作支撐,即便有一大堆所謂超一流的東西,也只不過是些無序的堆砌而已,禁不起風(fēng)浪的吹打和時間的考驗(yàn)。